Rentrée 2020

Les défis qu’ont posés les mesures sanitaires et les règles gouvernementales à tous les gens qui gravitent autour de l’Université ont été relevés avec brio lors de la rentrée 2020. Le personnel administratif professionnel ne fait pas exception.

Plusieurs ont dû s’adapter à une nouvelle réalité, à de nouvelles habitudes et méthodes de travail. Voici comment quelques professionnels de l’APAPUL ont su réagir et démontrer leur excellence lors de cette rentrée bien particulière.

Direction des services aux étudiants

PEPS

Centre d’aide aux étudiants

Centre de services et de ressources en technopédagogie

Faculté d’aménagement, d’architecture, d’art et de design 

Bureau de la vie étudiante

C’est à la Direction des services aux étudiants qu’incombe l’organisation de l’événement La Rentrée Ulaval. Habituellement, cet événement accueillait plus de 10 000 étudiants aux pavillons Alphonse-Desjardins et Maurice-Pollack. Cette année, impossible de réunir autant d’étudiantes et d’étudiants dans un même endroit. Il a donc fallu se réinventer et créer un événement en ligne qui s’est tenu les 26 et 27 août dernier.

Catherine Paradis
Chargée de communication

Nous avons créé une foire en ligne regroupant toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs habituels de l’événement. Chaque partenaire avait son kiosque virtuel et devait être prêt à répondre aux demandes et interrogations des étudiants via le web. Beaucoup de membres professionnels ont collaboré afin de mettre sur pied cette foire virtuelle, une première du genre. Les étudiantes et étudiants qui ont participé à l’événement se sont dit satisfaits des services reçus.

Pour ce qui est de la participation, il faut avouer que nous sommes un peu déçus. C’était difficile à prévoir, mais il fallait se préparer pour l’éventualité où 40 000 étudiantes et étudiants visiteraient la foire virtuelle. Ce ne fut malheureusement pas le cas. Nous n’avons pas encore les chiffres officiels, mais ce fut plutôt tranquille.

C’est certain que lors de ces événements, les étudiantes et étudiants aiment rencontrer des collègues, voir de nouveaux visages et sentir qu’ils font partie du groupe. Cela dépasse l’aspect utilitaire de la foire, c’est très social. La formule en ligne a donc été beaucoup moins populaire que la rentrée en présentiel.

Pour les années à venir, plusieurs services ont migré cette année vers une formule électronique diminuant ainsi le nombre des services qui seront offerts sur place lors de la rentrée. Si la situation nous le permet, nous aimerions évidemment revenir avec une formule en présentiel, mais qui risque d’être différente. Tout devra être repensé afin d’offrir une activité répondant aux besoins des étudiantes et des étudiants, tout en tenant compte de l’évolution de la situation sanitaire externe.

 

Grande source d’achalandage sur le campus universitaire, le PEPS a également dû s’adapter à la crise sanitaire.

Jean-Pierre Collin
Coordonnateur d’opérations – Service des activités sportives

Dès les débuts de la crise en mars, nous nous sommes penchés sur la mise en place d’une politique de compensation et remboursement pour toutes les activités annulées et avons ensuite reporté les abonnements ou remboursé les clients concernés. Étant donné leur grand nombre et la difficulté de réaliser les modifications ou les transactions à distance, cette opération a duré plusieurs mois et est presque complétée.

Par la suite, nous avons commencé la planification pour la réouverture éventuelle du PEPS très tôt. Toujours à l’écoute des consignes du gouvernement, nous avons procédé à l’établissement de la procédure d’accès et de la capacité en termes de personnes pouvant accéder aux différents plateaux sportifs, salles de sport, de réunion ou de classe. Parallèlement, il a fallu planifier la signalisation, les barrières physiques pour les comptoirs, certains appareils ou équipements du GYM et les stations de désinfection.

Il fallait ensuite mettre en place toutes ces mesures, ce qui veut dire commander, distribuer et installer une grande quantité d’affiches, de pastilles de signalisation, de stations de désinfection, de poteaux pour les files d’attente, de pulvérisateurs, de désinfectant, de panneaux de plexiglas, de gants et de masques.

L’ouverture enfin :  Comme nous étions les premiers à rouvrir pour une clientèle autre que le personnel de l’Université, c’est le début des camps sportifs de l’été qui nous a pressés de mettre tout le processus en branle rapidement. La majorité de l’équipe a travaillé de nombreuses heures et il faut souligner que tous ont très bien collaboré, entre autres, plusieurs professionnelles et professionnels avec l’aide du personnel de soutien qui ont travaillé très fort pour passer à travers cette crise. Dans notre cas, cette préparation des plateaux s’est effectuée obligatoirement en présentiel.

Autre facteur à considérer, la limitation du nombre de personnes par activité nous a forcés à nous creuser la tête afin de maximiser nos installations et répondre à la demande de la clientèle. Nous avons même rendu accessibles des vestiaires d’équipe pour permettre aux groupes (sport études, concentration sports, clubs sportifs) de se changer tout en respectant la distanciation. Il n’est évidemment pas possible pour nous de répondre à la demande habituelle actuellement.

La fréquentation au PEPS est plus faible puisqu’en plus de la limitation obligatoire du nombre d’utilisatrices et d’utilisateurs, la majorité des activités académiques universitaires sont annulées et plusieurs membres du personnel UL travaillent à distance, eux qui constituent habituellement une bonne partie de notre clientèle aux heures de pointe (matin, midi et après les heures de bureau). Nous recevons cependant encore les athlètes, plusieurs élèves des programmes sports-études et les clubs de la ville de Québec, ce qui maintient un certain niveau d’activité.

En général, nous sommes très satisfaits du déroulement des activités quoique, avec les changements des consignes sanitaires qui ont eu lieu au cours des dernières semaines, nous avons encore beaucoup de sensibilisation et d’éducation à faire. Malgré tous nos efforts, nous sommes aussi contraints de limiter ou suspendre des activités afin que soient respectées les règles de distanciation lors des activités et dans l’utilisation des vestiaires et locaux. Notre travail a toujours été de rendre notre clientèle heureuse en rendant toutes nos installations le plus accessibles possible, pas de les restreindre. C’est parfois difficile à vivre, on l’avoue. Malgré le sentiment de perte de contrôle ou de lassitude, les gens se sont montrés empathiques les uns envers les autres pour se supporter. C’est un élément très positif à mettre de l’avant. Le personnel du PEPS est une équipe, mais aussi une famille.

 

Le Centre d’aide aux étudiants (CAE) offre des services de soutien et de consultation aux étudiantes et étudiants en matière d’orientation, de réussite scolaire, de bien-être psychologique et de situations de handicap.

Marie-Claude Bédard

Coordonnatrice clinique
Coordonnatrice Réseau sentinelles

La rentrée est toujours une période forte car elle sollicite beaucoup d’adaptation pour plusieurs étudiantes et étudiants. Nous nous devions d’être prêts à répondre à la demande, le CAE étant désigné comme un service essentiel à l’UL. Ainsi, depuis l’été, tous les services sont offerts à distance. Afin de répondre à notre clientèle désirant rencontrer une conseillère ou un conseiller en présence, nous avons dû adopter plusieurs mesures. Cependant, l’horaire de travail des conseillers a été structuré afin de limiter la présence au bureau. De plus, les locaux ont été aménagés afin d’assurer la distance physique recommandée entre les collègues et la clientèle. Ceci inclut évidemment l’installation de panneaux de plexiglas, de flèches de circulation et de stations de désinfection.

Bien que nous devions assurer un minimum de présence au bureau, les efforts déployés cet été afin de pouvoir offrir tous nos services en ligne nous permettent maintenant d’être plus flexibles durant cette période de pandémie et de pouvoir répondre à notre clientèle adéquatement.

Le Centre de services et de ressources en technopédagogie (CSRT)
est l’équipe qui accompagne les étudiantes et les étudiants et le personnel enseignant, de recherche et administratif de la Faculté d’aménagement, d’architecture, d’art et de design (FAAAD), de la Faculté
de musique (FMUS), de la Faculté des sciences de l’éducation (FSÉ) et de la Direction générale de la Formation continue (DGFC) dans l’utilisation des ressources technologiques ou technopédagogiques.

Maude Picard
Conseillère en formation

Pour la rentrée, notre unité a entre autres eu comme mandat de soutenir les enseignantes et enseignants dans la transformation de leurs cours en présentiel prévus à l’automne vers une formule en ligne ou hybride. Ce virage vers de l’enseignement à distance a entraîné beaucoup de travail additionnel pour l’équipe du CSRT, en maintenant en grande partie les services habituels et en menant de front de nouveaux projets liés au contexte exceptionnel.

Afin de réaliser cet important mandat de transition des cours vers une modalité à distance, la collaboration entre les différentes sous-équipes a été primordiale et tous les corps d’emplois ont travaillé à l’accompagnement de la clientèle. Conseillers en formation, techniciens en informatique et techniciens en développement de systèmes, agents de soutien informatique, analystes de la programmation, designers d’interface, direction, chargés de programmation et d’analyse, tous ont travaillé intensément afin que tout soit prêt pour la rentrée.

Malgré toute la planification dans l’incertitude et le travail d’équipe, évidemment, il y a eu des imprévus qui ont sollicité la résilience des membres du CSRT. Déjà, nous travaillons en vue de la rentrée de la session d’hiver qui risque de ressembler à celle qui vient de passer.

Malgré tout, à travers les défis apportés par la situation actuelle, il y a aussi des opportunités de revoir des façons de faire, de se réinventer, d’optimiser les façons de travailler ensemble, de créer de nouvelles collaborations avec des enseignantes et des enseignants et de continuer de bâtir sur les relations existantes. Il est probable que certains membres du personnel enseignant conserveront une part des adaptations initialement envisagées comme temporaires, même lors d’un éventuel retour en présentiel.

Je crois que ce défi aura aussi été une belle occasion de valoriser, entre autres, le rôle des conseillères et conseillers en formation et de démontrer leur savoir-faire, mais aussi celui de beaucoup d’autres membres des équipes de soutien comme le CSRT. Cela aura également été une occasion de développer la communauté de pratique des conseillères ou conseillers pédagogiques de l’UL, entre autres par l’utilisation répandue de Microsoft Teams qui a vraiment favorisé le partage d’information et les discussions régulières.

 

La Faculté d’aménagement, d’architecture, d’art et de design (FAAAD) œuvre dans un contexte particulier puisqu’elle est basée hors campus. Les écoles d’art et de design sont situées dans le superbe édifice La Fabrique, en basse-ville de Québec.

Valérie Martin M.A.
Conseillère à la gestion des études

Comme tout le monde, la rentrée 2020 nous a obligés à réviser notre processus d’accueil. Nous avons donc créé des escouades étudiantes d’accueil qui présentaient les règlements sanitaires et le fonctionnement de la session à de petits groupes d’étudiants. Nous avons aussi usé d’imagination pour réaliser nos rencontres d’accueil des nouvelles cohortes 2020 : virtuelles via Zoom ou en présence, en divisant les groupes et en répétant les informations plusieurs fois.

En art et en design, la présence à La Fabrique est importante, car les étudiantes et étudiants doivent réaliser des travaux pratiques et collaboratifs. Ainsi, plusieurs d’entre eux ont eu accès à un espace de travail personnel bien espacé. Afin de respecter les mesures de distanciation, l’accès à certains ateliers a été limité à environ 50 % de la capacité d’accueil habituelle. Le personnel enseignant et technique est présent afin de supporter les étudiantes et étudiants dans leurs travaux.

La gestion d’horaire a d’ailleurs été assez compliquée afin d’organiser la présence dans les locaux. Les enseignantes et enseignants ont également dû se concerter lors de la préparation des cours afin que les travaux soient répartis et ainsi de respecter le nombre d’étudiants et d’étudiantes en présentiel.

Une particularité de notre environnement de travail est que l’on partage l’édifice La Fabrique avec des employées et employés de la ville de Québec. La cohabitation se passe très bien, chacun ayant son ascenseur et ses locaux. La localisation de l’édifice, dans un quartier très dense de la basse-ville de Québec, nous amène cependant à encourager tout le monde à la vigilance.

L’objectif principal que nous avions était de rassurer les personnes devant l’incertitude créée par les différentes mesures sanitaires. Les étudiantes et étudiants étrangers font l’objet d’une attention spéciale puisqu’ils n’ont pas accès aux installations physiques. Le support est offert à distance et selon l’horaire qui doit être ajusté en raison du décalage horaire selon l’endroit où ils se trouvent. Nous faisons tout ce qui est possible pour les accommoder à travers la distance, les fuseaux horaires et les contraintes de réalisation des travaux.

Bien que quelques cours théoriques puissent se donner à distance, les étudiantes et étudiants ont besoin d’être en présentiel afin de bénéficier de l’environnement social qui est souvent un vecteur important dans leur processus de création et leur évolution dans leur discipline. Il est important pour ces derniers de se nourrir des autres, de partager et collaborer afin d’élargir leurs horizons. Vivement le retour en présentiel pour nous lorsque ce sera possible.

 

 

L’équipe du Bureau de la vie étudiante (BVE) joue un rôle-conseil auprès des étudiantes et étudiants pour faciliter leur accueil, leur intégration, leur implication, leurs initiatives et leurs projets parascolaires.

Geneviève Roberge

Conseillère aux étudiants étrangers

J’ai deux mandats dans mon travail, la gestion du kiosque d’information Le Point ainsi que l’accueil des étudiantes étrangères et des étudiants étrangers.

Le Point assure l’accueil, le soutien et l’accès aux ressources sur le campus afin de répondre aux besoins des étudiantes et des étudiants, notamment le paiement des droits de scolarité, la remise de diplômes, et autres documents officiels, et l’assermentation.

Depuis le mois de juin, nous planifions l’ouverture du kiosque pour le 17 août. Comme pour la plupart des locaux ouverts au public, nous avons dû commander et installer les éléments de signalisation ainsi que les équipements sanitaires requis. Dans la semaine du 31 août, nous avons eu une certaine affluence, mais actuellement, nous avons peut-être le tiers de l’achalandage habituel.

Pour ce qui est de l’accueil des étudiantes étrangères et des étudiants étrangers, c’est certain que la crise sanitaire a bouleversé nos opérations. Il faut savoir que lorsque la crise a éclaté, certains sont restés au pays, d’autres ont quitté puis sont revenus alors que d’autres sont toujours à distance. Pour ce qui est des nouvelles étudiantes et des nouveaux étudiants, ils commenceront leurs études à distance sauf si leur présence est essentielle.

Ce que cela a changé à notre rentrée? Presque toutes les activités habituelles ont été annulées ou ont dû être modifiées pour s’adapter à la situation. Nous nous sommes donc tournés vers des séances d’accueil et de jumelage en ligne. Pour les séances d’accueil, nous sommes très satisfaits de la participation de près de 70 %, pas très loin du 90 % en temps de présentiel. Pour ce qui est du jumelage, la participation a représenté environ le tiers de ce qu’elle était habituellement.

C’est certain que notre objectif premier est de rencontrer les étudiantes étrangères et les étudiants étrangers afin de les aider à bien s’intégrer. Il faut briser l’isolement et créer des liens, ce qui est évidemment plus facile à faire lorsqu’on les rencontre personnellement. Nous sommes toujours à la recherche des meilleures activités de sociabilisation possible afin de nous rapprocher de notre clientèle.

 

Comme nous pouvons le constater, le dévouement, l’énergie et la créativité du personnel administratif professionnel ont permis à nos étudiants, chercheurs et enseignants de bénéficier de tout le soutien nécessaire afin de faire de cette rentrée inédite un beau succès d’équipe.

Malgré cette crise sanitaire qui perdure, nous pouvons être certains que les professionnelles et professionnels vont poursuivre leurs efforts afin que notre université puisse continuer de briller et de se perfectionner.